Kwestie formalne

Przy wypowiadaniu umów o pracę lub ich rozwiązywaniu bez wypowiedzenia należy skrupulatnie zadbać o kwestie formalne.

• Zachowanie prawidłowej formy – oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno być złożone w formie pisemnej lub opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS.
   
• Właściwa reprezentacja pracodawcy – jeśli pracodawca jest jednostką organizacyjną (np. spółką), oświadczenie powinno zostać złożone przez osoby uprawnione zgodnie z ogólnymi zasadami reprezentacji (np. przez jednego członka zarządu uprawnionego do samodzielnego działania) bądź przez inne osoby należycie umocowane do rozwiązywania stosunków pracy (np. pracownika kadr umocowanego na podstawie stosownego pełnomocnictwa).
   
• Pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy – oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno zawierać informację, że pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy.
   
• Konsultacja związkowa – gdy u pracodawcy działają związki zawodowe, należy pamiętać o konieczności przeprowadzenia konsultacji wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
   
• Ochrona przed zwolnieniem – przygotowując dokument wypowiedzenia czy rozwiązania bez wypowiedzenia, należy mieć na uwadze ograniczenia wynikające ze szczególnej ochrony przed zwolnieniem (np. w związku z korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, statusem członka rady pracowników czy ochroną przedemerytalną).

Wypowiedzenie z przyczyn niedotyczących pracownika

W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie. W przypadku wypowiadania umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników najczęstszą przyczyną wypowiedzenia jest likwidacja stanowiska lub redukcja etatu. Dokument wypowiedzenia powinien uwzględniać to rozróżnienie.

Likwidacja stanowiska ma miejsce, gdy pracodawca usuwa ze swojej struktury rolę, która jest unikalna.

O redukcji etatów można mówić, gdy zmniejszana jest liczba etatów w grupie takich samych lub podobnych stanowisk.

Co istotne, w przypadku redukcji etatu pracodawca nie może wybrać pracownika do zwolnienia w sposób zupełnie dowolny. Musi przyjąć obiektywne kryteria (np. wyniki pracy, kwalifikacje), na podstawie których oceni wszystkich pracowników z danej grupy, w której dojść ma do redukcji etatu. Dopiero na podstawie tak przeprowadzonej oceny pracodawca może wytypować pracownika do zwolnienia. W orzecznictwie wskazuje się bowiem, że jeśli rozwiązanie umowy o pracę dotyczy pracownika wybranego przez pracodawcę z większej liczby pracowników zatrudnionych na takich samych lub porównywalnych stanowiskach pracy, przyczyną tego wypowiedzenia są nie tylko zmiany organizacyjne czy redukcja zatrudnienia, ale także określona kryteriami doboru sytuacja danego pracownika.

Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, wypowiadając umowy z przyczyn niedotyczących pracowników musi uwzględnić przepisy tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych. Jeśli liczba takich zwolnień przekroczy limity wskazane w przepisach, konieczne jest przeprowadzenie specjalnej procedury określonej ww. ustawą.

Ale nawet jeśli limity te nie zostaną przekroczone (również w przypadku pojedynczych zwolnień), należy pamiętać o konieczności wypłaty odprawy. Będzie to dotyczyło pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, jeżeli przyczyny niedotyczące pracownika będą stanowiły wyłączną przyczynę danego zwolnienia. Ustawowa odprawa przysługuje w wysokości od 1-miesięcznego do 3-miesięcznego wynagrodzenia, w zależności od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy (jednak nie więcej niż 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy).

Wypowiedzenie z przyczyn dotyczących pracownika

Również w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony z przyczyn dotyczących pracownika w oświadczeniu o wypowiedzeniu trzeba wskazać przyczynę, która musi być prawdziwa, rzeczywista, konkretna, odpowiednio uzasadniająca decyzję pracodawcy oraz aktualna.

• Przyczyny wypowiedzenia mogą mieć bardzo różny charakter – mogą to być np. słabe wyniki (performance), niedotrzymywanie terminów czy naruszenie wewnętrznych zasad operacyjnych. W wypowiedzeniu należy wskazać jako przyczynę te okoliczności, które rzeczywiście miały miejsce i które są faktycznym powodem rozstania z pracownikiem. W razie sporu sąd będzie bowiem badał, czy przyczyna wskazana w wypowiedzeniu jest prawdziwa i rzeczywista.
   
• Określenie przyczyny wypowiedzenia musi być konkretne. Nie ma wytycznych co do tego, jak szczegółowe powinny być przyczyny wypowiedzenia. Niemniej w praktyce przy formułowaniu powodu wypowiedzenia warto zadać sobie pytanie, czy sąd – nie znając jeszcze kontekstu sprawy, w tym zarzutów wobec zachowania pracownika – zrozumie, na czym konkretnie polegało zarzucane przez pracodawcę naruszenie.
   
• Przyczyna wypowiedzenia musi odpowiednio uzasadniać decyzję pracodawcy. W orzecznictwie ugruntowany jest pogląd, że wypowiedzenie umowy o pracę stanowi zwykły sposób jej rozwiązania, a przyczyny wypowiedzenia nie muszą mieć szczególnej wagi czy nadzwyczajnej doniosłości. Należy jednak pamiętać, że powód zwolnienia pracownika nie może być trywialny. Jeżeli uchybienie samo w sobie jest istotne (np. naruszenie zakazu konkurencji), nie warto opóźniać decyzji o wypowiedzeniu. Jednak w przypadku lżejszych naruszeń (np. pojedyncze spóźnienia) warto poczekać z decyzją i udokumentować ewentualne kolejne nieprawidłowości pracownika. Kilka mniejszych uchybień opisanych w wypowiedzeniu może lepiej uzasadnić decyzję pracodawcy i tym samym wzmocnić jego pozycję w razie ewentualnego sporu.
   
• Z drugiej strony, liczy się również aktualność przyczyny wypowiedzenia. Pracodawca nie powinien nadmiernie zwlekać z podjęciem decyzji o rozstaniu z pracownikiem. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że całokształt okoliczności sprawy decyduje o tym, jak długo po uzyskaniu przez pracodawcę informacji o uchybieniu może ono stanowić aktualną przyczynę wypowiedzenia. W tym zakresie Sąd Najwyższy pomocniczo odnosi się do terminów z przepisów o karach porządkowych.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli pracownik:

• dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych,
• w czasie trwania umowy o pracę popełni przestępstwo, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,
• w sposób zawiniony utraci uprawnienia konieczne do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika musi mieć zatem solidne podstawy.

W praktyce najczęstszym przypadkiem takiego rozwiązania umowy jest ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (nie mogą być to więc dowolne obowiązki pracownika, tylko te, które mają podstawowy charakter). Nie oznacza to jednak, że przyczyną takiego zwolnienia mogą być jedynie zarzuty dotyczące wykonywania zadań służbowych przypisanych pracownikowi.

Katalog podstawowych obowiązków pracowniczych jest szerszy – punktem odniesienia może tu być art. 100 k.p., który wskazuje na konieczność m.in. przestrzegania czasu pracy, dbania o dobro zakładu pracy, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę czy przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. Przykładem przyczyny rozwiązania umowy bez wypowiedzenia niedotyczącej ściśle wykonywania zadań służbowych może więc być potencjalnie np. ubliżanie współpracownikom, gdyż narusza ono zasady współżycia społecznego.

Co jednak istotne, nie każde naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych może być podstawą dyscyplinarki – takie naruszenie musi być bowiem ciężkie. W praktyce oznacza to konieczność oceny, na ile zachowanie pracownika było zawinione (np. celowe uszkodzenie sprzętu) oraz na ile naruszyło lub zagroziło interesom pracodawcy (np. nadszarpnięcie renomy wskutek opublikowania fałszywych informacji na temat pracodawcy). Nie jest przy tym wymagane wystąpienie szkody.

Kluczową kwestią, na którą również należy zwrócić uwagę, przygotowując dyscyplinarkę, jest zachowanie terminu na jej wręczenie. Nie może ono bowiem nastąpić po upływie 1 miesiąca od dowiedzenia się przez pracodawcę o okolicznościach uzasadniających decyzję o rozwiązaniu umowy w tym trybie. Do rozpoczęcia biegu terminu konieczne jest uzyskanie tej wiadomości przez:

• samego pracodawcę (np. w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność),
• osobę lub organ zarządzający pracodawcą, czyli np. zarząd (w przypadku jednostek organizacyjnych, np. spółek z o.o.), przy czym do rozpoczęcia biegu terminu wystarczy, że informację o zachowaniu pracownika uzyska jeden z członków tego organu,
• inną osobę uprawnioną do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy (np. pełnomocnika), jeśli pracodawca wyznaczył taką osobę – a więc termin nie biegnie od momentu, gdy o nagannym zachowaniu pracownika dowiedział się jego przełożony, który nie jest uprawniony do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę.

W kontekście powyższego terminu należy mieć też na uwadze, że liczy się on od momentu uzyskania przez pracodawcę wystarczająco wiarygodnych informacji o nagannym zachowaniu pracownika. Nie oznacza to jednak, że pracodawca powinien podejmować decyzję pochopnie i – gdy nie ma wystarczających informacji – rezygnować np. z czasochłonnego postępowania wyjaśniającego. Gdy bowiem w takiej sytuacji prowadzone jest postępowanie wyjaśniające, termin liczy się od jego zakończenia.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracownika

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy przekroczy limit określony w Kodeksie pracy. Limit ten zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i przyczyny nieobecności.

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa:

• dłużej niż 3 miesiące – gdy staż pracy pracownika u danego pracodawcy wynosi mniej niż 6 miesięcy,
• dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku (czyli w większości przypadków 182 dni) oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy staż pracy pracownika u danego pracodawcy wynosi co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową.

Do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia może również dojść w razie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, trwającej dłużej niż 1 miesiąc.

Sprawy dotyczące rozwiązywania umów o pracę w powyższym trybie w praktyce trafiają na wokandę najczęściej ze względu na wątpliwości i błędy związane z czasem trwania okresu ochronnego, w tym z wnioskowaniem i pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego. Poniżej kilka praktycznych uwag w tym zakresie.

• Często zdarza się, że po zakończeniu okresu zasiłkowego (zazwyczaj 182 dni) pracodawca nie ma informacji, czy pracownikowi przyznano świadczenie rehabilitacyjne. Jeśli w takiej sytuacji pracodawca rozwiąże umowę w ww. trybie przed upływem 3 miesięcy od końca okresu zasiłkowego, a później okaże się, że wniosek pracownika o świadczenie rehabilitacyjne został rozpatrzony pozytywnie, to takie rozwiązanie umowy będzie wadliwe.
   
• Jeśli pracodawca wie, że ZUS nie przyznał pracownikowi świadczenia rehabilitacyjnego i rozwiąże umowę w ww. trybie przed upływem 3 miesięcy od końca okresu zasiłkowego, a później okaże się, że wskutek odwołania od decyzji ZUS pracownikowi przyznane będzie świadczenie rehabilitacyjne, to takie rozwiązanie umowy będzie wadliwe.

Należy pamiętać, że ww. rozwiązanie umowy nie może nastąpić w razie nieobecności pracownika z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem – w okresie pobierania z tego tytułu zasiłku. Nie może ono mieć też miejsca w przypadku odosobnienia pracownika ze względu na chorobę zakaźną – w okresie pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku. Pracownika nie można zwolnić w opisywanym trybie również po tym, jak stawi się on do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności.

Dokumentacja dotycząca rozwiązywania umów

W wielu przypadkach równie istotne jak prawidłowe przeprowadzenie zwolnienia jest jego odpowiednie udokumentowanie.

W zakresie kwestii formalnych dokumentacja obejmuje zazwyczaj m.in. potwierdzenie przeprowadzenia konsultacji związkowej czy dokumenty wykazujące umocowanie reprezentanta pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę.

W odniesieniu do kwestii merytorycznych powinna ona przede wszystkim potwierdzać prawidłowość przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia. W zależności od trybu mogą to być np. maile wykazujące uchybienia pracownika w przypadku dyscyplinarki czy dokumenty dotyczące przeprowadzanej reorganizacji, nowych struktur i porównania pracowników, gdy wypowiedzenie spowodowane jest redukcją zatrudnienia.

Z uwagi na rozkład ciężaru dowodu w razie ewentualnego sporu sądowego dokumentacja ta będzie kluczowa dla pracodawcy. Warto ją więc zachować, ponieważ może stanowić istotny dowód w postępowaniu w sądzie pracy.

Nina Bronisz, Joanna Dudek