Jakiś czas temu ustawodawca uważał, że dopuszczenie możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych) w postaci elektronicznej kompleksowo rozwiązało sprawę cyfryzacji w relacjach pracowniczych. Nie było to prawdą, bo archiwizacja dokumentacji to nie to samo co jej wytwarzanie. Przepisy prawa pracy w wielu wypadkach nadal preferowały papierowy obieg dokumentacji.

Od pewnego czasu widać jednak trend zmierzający do ułatwienia komunikacji w sprawach z zakresu prawa pracy i dopuszczenia elektronicznych narzędzi w szerszym zakresie.

Elektroniczne akta osobowe to nie wszystko

Elektroniczne akta osobowe (tzw. e-teczka) to świetne narzędzie, ale tylko do przechowywania dokumentacji. W e-teczce można przechowywać dokumenty wytworzone i podpisane elektronicznie (przy pełnym obiegu cyfrowym), ale można do niej również dodać dokument, który powstał w formie lub postaci pisemnej. Aby to zrobić, należy taki dokument zeskanować w przewidzianej przepisami rozdzielczości, opatrzyć go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby reprezentującej pracodawcę (jako swoiste potwierdzenie, że skan jest zgodny z papierowym oryginałem) i wgrać do systemu e-teczki.

Podobnie w przypadku, gdy akta osobowe są prowadzone w postaci papierowej, można (a nawet trzeba) dołączać do nich różne dokumenty, które powstały w postaci elektronicznej. Niektórzy pracodawcy cyfryzują część procesów w HR (np. kierowanie na badania pracownicze i uzyskiwanie zaświadczeń o braku przeciwskazań do pracy), ale akta osobowe nadal prowadzą w postaci papierowej.

Ustawodawca zwraca uwagę na różnicę pomiędzy formą a postacią

W języku polskim i polskim systemie prawnym istnieje różnica między formą prawną dokumentu lub oświadczenia woli a jego postacią, która odnosi się do nośnika danych, na którym dany dokument został zapisany.

W prawie polskim wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje formy prawnej, a przepisy regulujące formę umowy są dość rygorystyczne. Aby spełnić wymogi formy pisemnej, umowa (lub inne oświadczenie woli) musi zostać wydrukowana i opatrzona własnoręcznym podpisem jej autora (autorów). Skan lub kserokopia takiego dokumentu, a także zwykła wiadomość e-mail nie spełniają wymogów formy pisemnej. Elektroniczna forma umowy jest zachowana, gdy sporządzona elektronicznie umowa została podpisana przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taka umowa jest też równoważna umowie zawartej w formie pisemnej. W polskim prawie istnieje również trzeci rodzaj formy prawnej, znany jako forma dokumentowa, który ma zastosowanie do oświadczenia woli utrwalonego w dokumencie, przy czym dokument definiuje się jako dowolny nośnik danych umożliwiający odczytanie treści.

Istnieją tylko dwa rodzaje postaci postać papierowa (każdy dokument sporządzony na papierze, niezależnie od tego, czy został podpisany podpisem własnoręcznym, czy nie) lub postać elektroniczna (każdy dokument utrwalony w formie elektronicznej).

Przy każdej nowelizacji Kodeksu pracy ustawodawca zwraca uwagę, by stosować zwrot „w postaci papierowej lub elektronicznej”.

Nie ma definicji legalnej pojęć „postać papierowa” czy „postać elektroniczna”. Należy jednak uznać, że pojęcie to odnosi się do nośnika, na którym zostało utrwalone oświadczenie woli lub wiedzy. Postać papierową będzie więc miało każde oświadczenie woli lub wiedzy wytworzone lub utrwalone na papierze (nie tylko podpisane własnoręcznie przez autora). Analogicznie postać elektroniczną będzie miało oświadczenie woli lub wiedzy utrwalone elektronicznie (nie tylko podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Oświadczeniem woli lub wiedzy w postaci elektronicznej jest np. e-mail czy skan podpisanego własnoręcznie dokumentu.

Przykładowo przy pracy zdalnej wszystkie wnioski i oświadczenia mogą mieć postać elektroniczną.

W jakich nowych aspektach dopuszczono postać elektroniczną

Dalsze tego typu ułatwienia zostały także przewidziane w ramach działań deregulacyjnych, nad którymi pracuje rząd. Niektóre z nich już wprowadzono, np. od końca stycznia br. postać elektroniczną mogą mieć:

• informacja o przejściu zakładu pracy przekazywana pracownikom,
• informacja o monitoringu stosowanym przez pracodawcę,
• rozkład czasu pracy (grafiki),
• wniosek pracownika o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy,
• wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny,
• konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę ze związkiem zawodowym (jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe).

Ponadto w listopadzie 2025 r. został zniesiony obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS z własnoręcznymi podpisami pracowników, jeśli zgłoszenia zostały dokonane elektronicznie. Przewidziano również elektronizację wniosków o zasiłki.

Trwają natomiast prace nad zmianą ustawy o związkach zawodowych oraz nad ustawą o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, które mają dopuścić stosowanie elektronicznej komunikacji w relacjach ze związkami zawodowymi i radami pracowników. Ustawa posługuje się nomenklaturą znaną z Kodeksu cywilnego, dopuszczając formę pisemną, formę elektroniczną oraz formę dokumentową. Forma dokumentowa zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie cywilnym oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest zaś nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. W praktyce oznacza to, że dopuszczalne będzie np. komunikowanie się drogą mailową, bez konieczności załączania dokumentów podpisanych podpisem kwalifikowanym.

Projekt zawiera przepisy usprawniające komunikację między pracodawcą i związkami zawodowymi. Ułatwienia te znajdą jednak zastosowanie tylko jeśli pracodawca i zakładowa organizacja związkowa wprowadzą taką możliwość do układu zbiorowego pracy lub porozumienia. Podobne rozwiązanie przewidziano w odniesieniu do rady pracowników. Tu również wybór formy, w której pracodawca będzie przekazywać radzie informacje, będzie wymagał uprzedniej akceptacji rady pracowników. Usprawnienie komunikacji i dopuszczenie wymiany elektronicznej wymaga więc współdziałania pracodawcy ze związkami zawodowymi lub radą pracowników.

Przepisy te nadal są przedmiotem prac i trudno przewidzieć, kiedy zostaną uchwalone.

Podpis kwalifikowany w mObywatelu

Coraz łatwiejsze staje się również korzystanie z podpisów kwalifikowanych, które nadal w niektórych sytuacjach są potrzebne w sprawach z zakresu prawa pracy (np. do zawarcia umowy o zakazie konkurencji albo do uregulowania kwestii przeniesienia praw autorskich odmiennie niż to wynika bezpośrednio z przepisów). Dzieje się tak nie tylko dlatego, że ich dostawcy dostosowują ofertę do zmieniających się potrzeb i poza podpisami długotrwałymi wprowadzili również krótkotrwałe lub jednorazowe podpisy. Koszt takiego podpisu jest zdecydowanie niższy niż tradycyjnego podpisu kwalifikowanego ważnego kilka lat.

Od 23 października 2025 r. pojawiła się możliwość korzystania z bezpłatnego podpisu kwalifikowanego w ramach aplikacji mObywatel. Można w ten sposób podpisać bezpłatnie 5 dokumentów w miesiącu. Po przekroczeniu tego limitu można korzystać z usługi odpłatnie, zgodnie z cennikami poszczególnych dostawców podpisów. Co ważne z możliwości tej mogą skorzystać osoby, które mają dowód osobisty z warstwą elektroniczną (czyli wydany po 4 marca 2019 r.) oraz aplikację mObywatel.

W komunikatach dotyczących tej możliwości pojawia się informacja, że z tego podpisu można korzystać w „sprawach prywatnych (niezwiązanych z działalnością zawodową)”. Ograniczenie takie nie wynika wprost z ustawy regulującej działanie aplikacji mObywatel, tylko z jej regulaminu.

W załączniku nr 45 do regulaminu aplikacji doprecyzowano, że chodzi o składanie podpisu celem oświadczenia woli w swoim imieniu lub imieniu innej osoby fizycznej w celu załatwienia sprawy prywatnej, niezwiązanej z zawieraniem umów konsumenckich, wykonywanym zawodem, prowadzoną działalnością gospodarczą lub działalnością osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, który składający to oświadczenie reprezentuje lub w jakiej funkcjonowaniu uczestniczy.

W mojej ocenie nie stoi to na przeszkodzie podpisaniu umowy o pracę lub innych dokumentów związanych z zatrudnieniem. W takim przypadku działa się bowiem we własnym imieniu i we własnym prywatnym interesie, a nie w celach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej czy zawodowej. Warto również zwrócić uwagę, że sama treść regulaminu nie wpływa na ważność i skuteczność złożonego podpisu.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w aplikacji mObywatel oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.

Państwowy system obsługi umów

7 stycznia 2026 r. uruchomiony został państwowy system obsługi umów, za którego pośrednictwem można:

• zawierać, zmieniać i rozwiązywać umowy takie jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowy o świadczenie usług,
• korzystać z gotowych szablonów umów i dokumentów powiązanych – np. aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy,
• podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym,
• prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą elektronicznie bez obowiązku jej przechowywania w formie papierowej.

Do obsługi umowy w Systemie niezbędna jest zgoda pracodawcy i pracownika oraz deklaracja pracodawcy, że dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w Systemie. Zgoda stron umowy oraz deklaracja pracodawcy nie mogą być odwołane.

System umożliwia podpisanie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Co do zasady, dokumenty podpisane przy użyciu podpisu osobistego albo zaufanego, które nie są podpisami kwalifikowanymi, nie spełniają wymogu formy pisemnej. Jednak art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym eUmowy do obsługi niektórych umów przewiduje zrównanie dokumentów podpisanych podpisem osobistym lub zaufanym w skutkach prawnych z tymi podpisanymi własnoręcznie. Taki dokument będzie więc równoważny dokumentowi w formie pisemnej. Ponieważ system umożliwia również prowadzenie dokumentacji pracowniczej, nie będzie trzeba drukować dokumentów i archiwizować ich w papierowej teczce pracowniczej. Cały obieg będzie mógł odbyć się za pośrednictwem systemu. Można również wgrać do niego dokumentację, która wcześniej została wytworzona w postaci papierowej.

Dotychczas system ten był dostępny dla mikroprzedsiębiorców i podmiotów zatrudniających do 9 osób, rolników i osób fizycznych zatrudniających inne osoby bez prowadzenia działalności gospodarczej (np. dla rodziców zatrudniających nianie). Korzystanie z niego jest bezpłatne. Szybko pojawiły się plany poszerzenia dostępu również dla pozostałych przedsiębiorców. Proces legislacyjny przebiegł w tym zakresie bardzo sprawnie i zakończył się w niespełna 4 miesiące. Ustawa z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów oraz niektórych innych ustaw została podpisana przez Prezydenta RP 2 czerwca 2026 r., a 5 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Większość przepisów ustawy weszła w życie 20 czerwca 2026 r. Wyjątkiem jest jeden przepis dotyczący komunikacji z ZUS, który wejdzie w życie po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia, tj. 6 grudnia 2026 r.

Ustawa poszerzyła katalog umów obsługiwanych przez ten system o tzw. umowy związane z zatrudnieniem, tj.:

• umowy o zakazie konkurencji (w trakcie i po ustaniu stosunku pracy),
• umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (tzw. umowy szkoleniowe albo lojalnościowe),
• umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone.

Zmieniła też katalog podmiotów, które mogą korzystać z systemu – zrezygnowano z ograniczenia jego dostępności tylko dla mikroprzedsiębiorców.

Obsługa umowy w systemie będzie co do zasady następować przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w systemie. We własnym zakresie będzie można sporządzać oświadczenia woli, wnioski lub inne dokumenty, dla których w systemie nie ma odpowiedniego formularza. Z tego względu w praktyce z systemu zapewne nadal będą korzystać raczej mniejsze podmioty. Te większe zazwyczaj dysponują opracowanymi we własnym zakresie wzorami umów o pracę (i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem) i mogą nie być zainteresowane zawieraniem umów przy pomocy wzoru przewidzianego w systemie.

Podsumowanie

Chociaż Kodeks pracy nadal w niektórych przypadkach wymaga zachowania formy pisemnej (np. w przypadku składania zgody na potrącenia czy zawarcia umowy o zakazie konkurencji), to elektroniczna komunikacja w relacjach pracowniczych jest coraz bardziej powszechna zarówno w relacjach z pracownikami, związkami zawodowymi, jak i organami państwowymi. Trend ten jest oceniany pozytywnie przez pracodawców. Stanowi on też w wielu przypadkach ułatwienie dla pracowników.

Magdalena Skwara

Artykuł powstał na kanwie prelekcji w ramach webinaru HR Law 2026. Trendy.