Powrót do pracy po dłuższej przerwie związanej z rodzicielstwem może stanowić wyzwanie zarówno dla pracownika, jak i dla samej organizacji. Kodeks pracy zapewnia ochronę powracającym pracownikom oraz przyznaje im dodatkowe uprawnienia, które mają zagwarantować płynny powrót do aktywności zawodowej. Tym samym, prawo kreuje po stronie pracodawców szereg obowiązków.

Przepisy zobowiązują pracodawcę przede wszystkim i w pierwszej kolejności do umożliwienia pracownikowi powrotu na jego dotychczasowe stanowisko po zakończeniu urlopu związanego z rodzicielstwem. Dotyczy to sytuacji, w których pracownik wraca do pracy po:

• urlopie macierzyńskim,
• urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• uzupełniającym urlopie macierzyńskim,
• urlopie ojcowskim,
• urlopie rodzicielskim, a także
• urlopie wychowawczym.

Fakt zatrudnienia przez pracodawcę innej osoby w czasie nieobecności pracownika nie ma wpływu na to zobowiązanie. Jeżeli powrót na stanowisko zajmowane przed urlopem nie jest możliwy (np. w razie reorganizacji i likwidacji tego stanowiska w czasie urlopu), pracodawca może zatrudnić pracownika na stanowisku równorzędnym na takich samych lub lepszych warunkach, jakie obowiązywałyby, gdyby pracownik w ogóle nie korzystał z urlopu. Stanowisko równorzędne charakteryzuje się: wynagrodzeniem na tym samym poziomie co dotychczas, podobną pozycją w strukturze organizacyjnej z porównywalnymi możliwościami awansu oraz uwzględnieniem kwalifikacji pracownika. Zmiana na stanowisko równorzędne może nastąpić jednostronnie poleceniem pracodawcy, a odmowa podjęcia pracy może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Jeżeli pracodawca nie dysponuje stanowiskiem dotychczasowym i równorzędnym może zaproponować pracownikowi inne stanowisko, które będzie odpowiadać jego wykształceniu, doświadczeniu zawodowemu i kwalifikacjom. Warto przy tym pamiętać, że dopuszczenie pracownika powracającego z urlopu związanego z rodzicielstwem na stanowisko inne niż dotychczasowe może stanowić dyskryminację ze względu na rodzicielstwo, jeżeli pracodawca obiektywnie miał możliwość dopuścić pracownika na jego poprzednie stanowisko, lub jeśli nie zagwarantuje pracownikowi takich samych lub lepszych warunków pracy na stanowisku równorzędnym.

Wyłącznie w przypadku, gdy pracodawca nie dysponuje stanowiskiem o powyżej wskazanych cechach, dopuszczalne jest rozwiązanie umowy o pracę. W tej sytuacji, w związku z zakończeniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, pracodawca może być zobowiązany do wypłaty odprawy. Podstawę ustalenia wysokości odprawy stanowi wynagrodzenie, które pracownik powinien otrzymywać po zakończeniu urlopu, z uwzględnieniem podwyżek wprowadzonych w okresie jego nieobecności.

Jakie są warunki dopuszczalności wypowiedzenia:

1. Rzeczywista likwidacja stanowiska – dotychczasowe stanowisko pracownika faktycznie przestaje istnieć, a obowiązki nie są przejmowane przez inne osoby
2. Brak możliwości przeniesienia – pracodawca nie dysponuje obiektywnie równorzędnym lub innym stanowiskiem pracy, na które mógłby przenieść pracownika powracającego z urlopu związanego z rodzicielstwem, a które odpowiada jego kwalifikacjom, wykształceniu i doświadczeniu zawodowemu.

Prawo do podwyżek z okresu nieobecności

Po powrocie z urlopu dla rodziców pracownik ma prawo do wynagrodzenia uwzględniającego wszystkie podwyżki, które w okresie jego nieobecności zostały wprowadzone na jego stanowisku, na stanowiskach podobnych lub wobec wszystkich pracowników w organizacji.

Przykładowo, jeżeli pracownica udała się na urlop macierzyński w styczniu 2025 roku z wynagrodzeniem 8 000 PLN, a w lipcu 2025 roku pracodawca podniósł wynagrodzenia pracowników na tym samym stanowisku o 1000 PLN – pracownica po powrocie do pracy ma prawo do wynagrodzenia na poziomie 9 000 PLN.

Co w sytuacji, w której tylko część pracowników otrzymała podwyżki, w zależności od realizacji zadań lub osiągniętych wyników? W takim przypadku pracodawca może dostosować wynagrodzenie w oparciu o wiedzę o wynikach osiąganych przez pracownika przed urlopem lub przyznać podwyżkę na średnim poziomie dla grupy stanowiskowej.

Brak podwyżki może stanowić dyskryminację ze względu na rodzicielstwo. W takiej sytuacji pracodawca musi wykazać, że odmowa podwyżki wynikała z przyczyn obiektywnych, innych niż korzystanie z uprawnień rodzicielskich. Jeśli pracownik otrzyma znacząco niższe wynagrodzenie niż pozostali pracownicy zatrudnieni na takich samych stanowiskach, mimo że nie różnił się istotnie poziomem kwalifikacji, wykształcenia czy stażem pracy od tych osób i wykonywał taki sam zakres obowiązków przed urlopem, a pracodawca nie wskaże obiektywnych przyczyn zróżnicowania zarobków, pracownik może domagać się odszkodowania z tytułu dyskryminacji w zakresie warunków wynagradzania.

Co wobec tego należy rozważyć po powrocie pracownika po urlopie?

1. Weryfikacja wynagrodzenia sprzed urlopu – jakie było wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatkowe świadczenia, które przysługiwały pracownikowi przed urlopem
2. Przegląd podwyżek i zmian – czy w okresie urlopu wprowadzono podwyżki lub świadczenia dodatkowe, które objęłyby pracownika
3. Przygotowanie propozycji – uwzględnienie podwyżek i zmian na stanowisku pracownika
4. Dokumentacja zmian – przygotowanie aneksu do umowy.

Urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie rodzicielskim

Pracownik, któremu kończy się urlop rodzicielski może zdecydować się nie wracać od razu do pracy, a wykorzystać swój zaległy urlop wypoczynkowy. Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika i ma obowiązek udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie rodzicielskim. To pracownik decyduje, ile dni takiego urlopu zamierza wykorzystać. W czasie urlopu wypoczynkowego następującego bezpośrednio po urlopie rodzicielskim pracownik korzysta z tej samej ochrony, która przysługiwałaby mu po powrocie z urlopu związanego z rodzicielstwem. Pracodawca musi w pierwszej kolejności dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowe stanowisko. Natomiast, jeżeli pomiędzy urlopem rodzicielskim a urlopem wypoczynkowym wystąpi nawet krótka przerwa, w trakcie której pracownik powróci do pracy – pracodawca będzie mógł odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego we wskazanym przez pracownika terminie. 

Obniżenie wymiaru czasu pracy jako forma ochrony

Pracownik, po urlopie związanym z rodzicielstwem może zawnioskować o obniżony wymiar czasu pracy (do nie mniej niż połowy pełnego wymiaru czasu pracy). Pracodawca ma obowiązek uwzględnić taki wniosek. Z perspektywy pracownika, jest to ważne uprawnienie, ponieważ chroni jego stosunek pracy przed rozwiązaniem. Ochrona obowiązuje od dnia złożenia wniosku (nie wcześniej niż 21 dni przed rozpoczęciem pracy w obniżonym wymiarze) do powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, maksymalnie przez 12 miesięcy. Po tym czasie pracownik może kontynuować korzystanie z obniżonego wymiaru czasu pracy, ale bez dodatkowej ochrony przed wypowiedzeniem. 

Sytuacja pracownika zmienia się w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy. W takim przypadku pracodawca może rozwiązać umowę z pracownikiem, który zawnioskował o obniżony wymiar czasu pracy. Ochrona nie obejmuje również rozwiązania dyscyplinarnego. Ponadto, przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników[1] umożliwiają wypowiedzenie umów o pracę takim pracownikom zarówno w trybie zwolnień grupowych, jak i indywidualnych z innych przyczyn niedotyczących pracowników (np. likwidacja stanowiska pracy, redukcja zatrudnienia). Co ważne, wypowiedzenie w trybie zwolnień indywidualnych jest dopuszczalne, jednak, jeżeli u pracodawcy działa związek zawodowy, wypowiedzenie takie wymaga, aby zakładowa organizacja związkowa nie zgłosiła sprzeciwu w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o zamierzonym wypowiedzeniu.

Dodatkowe uprawnienia po powrocie

Do uprawnień pracowników powracających do pracy po urlopach związanych z rodzicielstwem należy zaliczyć prawo do przerw na karmienie dziecka. Liczba przerw została zróżnicowana w zależności od dziennego wymiaru czasu pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w wymiarze krótszym niż 4 godziny dziennie, przerwa w ogóle nie będzie przysługiwała. Zatrudnienie powyżej 4 godzin dziennie, ale mniej niż 6 godzin dziennie, uprawnia do jednej przerwy na karmienie w ciągu dnia. Zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy, pozwala na wykorzystanie dwóch przerw na karmienie. Krótsze, półgodzinne przerwy przysługują w razie karmienia jednego dziecka, a dłuższe – 45 minutowe przerwy przysługują w razie karmienia więcej niż jednego dziecka.

Przepisy nie określają górnej granicy wieku dziecka uprawniającej do korzystania z przerw na karmienie. W razie uzasadnionych wątpliwości czy pracownik rzeczywiście wykorzystuje swoje uprawnienie zgodnie z jego przeznaczeniem (np. w sytuacji, gdy pracownica korzysta z uprawnienia do karmienia piersią, pomimo osiągnięcia przez dziecko dojrzałego i samodzielnego wieku), pracodawca może zwrócić się do niej o aktualne zaświadczenie lekarskie potwierdzające ten fakt. 

Czy powyższe uprawnienie przysługuje tylko pracownicom-matkom?

Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu z Kodeksu Pracy uprawnienie do przerw w pracy wliczanych do czasu pracy przysługuje konkretnie pracownicy karmiącej dziecko piersią. Jednocześnie, zgodnie z orzeczeniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej[2], zarówno ojciec, jak i matka mogą poświęcać czas na karmienie dziecka. Według TSUE przerwa ta przyznawana jest pracownikom jako rodzicom dziecka i nie może być uważana za środek służący wyłącznie ochronie kondycji biologicznej kobiety w okresie następującym po ciąży lub ochronie szczególnych stosunków między matką a dzieckiem. Karmienie i czas poświęcany dziecku mogą być zapewnione zarówno przez ojca, jak i matkę, a przepisy krajowe, które odmawiają uprawnienia do karmienia dziecka pracownikom – ojcom naruszają dyrektywę o równym traktowaniu kobiet i mężczyzn w zakresie warunków zatrudnienia.

Elastyczna organizacja pracy dla rodzica

Pracownicy, powracający do pracy po urlopie związanym z rodzicielstwem mają też możliwość skorzystania z różnych form elastycznej organizacji pracy. Uprawnienie to przysługuje im do ukończenia przez dziecko 8 roku życia, a pracownik może skorzystać z:

• pracy zdalnej (całkowitej),
• przerywanego czasu pracy (z nie więcej niż jedną przerwą w ciągu doby trwającą nie dłużej niż 5 godzin),
• systemu skróconego tygodnia pracy (np. 10 godzin dziennie przez 4 dni w tygodniu),
• systemu pracy weekendowej (praca wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta z przedłużonym dobowym wymiarem czasu pracy do maksymalnie 12 godzin),
• ruchomego rozkładu czasu pracy (różne godziny rozpoczynania pracy),
• indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• obniżenia wymiaru czasu pracy.

Pracodawca nie ma bezwarunkowego obowiązku zaakceptowania wniosku pracownika o objęcie go elastyczną organizacją czasu pracy. Rozpoznając wniosek, pracodawca uwzględnia zarówno potrzeby wnioskującego pracownika, jak i własne, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W każdym przypadku pracodawca musi poinformować pracownika o swojej decyzji w terminie 7 dni od otrzymania wniosku – w razie nieuwzględnienia wniosku ma również obowiązek wskazać przyczynę odmowy. Wszystkie czynności stron dotyczące pracy elastycznej mogą być zawarte w postaci papierowej lub elektronicznej i nie wymagają aneksowania umowy o pracę.

Podsumowanie

Powrót pracownika do pracy po urlopie związanym z rodzicielstwem wymaga od pracodawcy szczególnej staranności w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów i właściwego przygotowania organizacji. Pracodawca zobowiązany jest w pierwszej kolejności dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeśli nie jest to możliwe, w drugiej kolejności zatrudnić go na stanowisku równorzędnym lub innym odpowiednim ze względu na kwalifikacje zawodowe. Pracodawca ma również obowiązek zagwarantować wynagrodzenie uwzględniające wszystkie podwyżki z okresu nieobecności, pominięcie tego obowiązku może skutkować zarzutem dyskryminacji ze względu na rodzicielstwo. Powracającemu pracownikowi przysługuje szereg dodatkowych uprawnień: możliwość bezpośredniego przejścia na urlop wypoczynkowy, prawo do obniżenia wymiaru czasu pracy z 12-miesięczną ochroną przed wypowiedzeniem, przerwy na karmienie dziecka oraz elastyczne formy organizacji pracy dostępne do ukończenia przez dziecko 8. roku życia.

[1] Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 570).

[2] Wyrok TS z 19.09.2013 r., C-5/12, MARC BETRIU MONTULL v. INSTITUTO NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL (INSS), ZOTSiS 2013, nr 9, poz. I-571.

Magdalena Solarska